LAS TRES BASES ORGANIZATIVAS DE UN PROYECTO EMPRESARIAL. 6. PROCESOS (II)

“Para mejorar hay que cambiar.
Para ser perfecto hay que cambiar a menudo”

Winston Churchill


Me centraré en esta segunda parte en los aspectos más técnicos en lo que atañe a los procesos.

A la hora de definir y sistematizar los procesos debemos gestionar los siguientes elementos que lo integran:

  1. Los OUTPUTS o resultados que se deben conseguir al ejecutar correctamente los procesos. Sus variables más importantes, como son el nivel de servicio, la calidad y los plazos, deben estar definidas en el Plan Empresarial en su visión más coyuntural o en aquel documento que recoja la política de la compañía, en su planteamiento más estructural. Estos outputs pueden ser:
    1. Internos. Si van a ser consumidos por un cliente interno (por ejemplo, la información financiera será utilizada por la dirección y la propiedad de la empresa).
    2. Externos. Si va a ser consumido por un cliente externo.
  2. Los PROFESIONALES que los van a ejecutar, principales protagonistas de la vida de la empresa, cuya participación es esencial tanto en la correcta ejecución de los mismos como en su acertado diseño, del que nunca deberían ser ajenos.
  3. Los INPUTS de cualquier naturaleza. De los que habrá que disponer en tiempo, cantidad y calidad para poder ejecutar el proceso. Estos inputs también pueden ser:
    1. Internos, como output de otro servicio de la empresa, puesto a disposición por un proveedor interno.
    2. Externos, puestos a disposición por un proveedor externo.
  4. ACCIONES o TAREAS que se requieren ejecutar. Son todas las acciones que deben ser ejecutadas por el personal que trabaja en el proceso. Podemos distinguir dos tipos de tareas, según su diferente naturaleza:
    1. PRINCIPALES. Son las acciones que dan cumplimiento por si mismas al proceso. Por ejemplo, el envío de la mercancía vendida al cliente.
    2. ADMINISTRATIVAS. Son todas aquellas acciones que son necesarias de realizar para que las principales se puedan ejecutar correctamente. Por ejemplo, el registro o documentación de la mercancía que sale a cada cliente. Contrariamente a lo que se suele pensar, en la PYME, tienen una gran importancia y consumen una gran cantidad de recursos, por lo que se hace necesaria su correcta identificación, diseño y sistematización.

En cuanto a la tipología de procesos, podemos establecer dos fundamentales:

  1. PROCESOS OPERATIVOS. Son todos aquellos procesos que son necesarios para llevar a cabo la actividad principal del negocio (por ejemplo el de venta).
  2. PROCESOS DE APOYO. Son esos otros procesos necesarios para que se puedan llevar a cabo los procesos operativos, pero que no están directamente relacionados con el output que se pone a disposición al cliente externo (por ejemplo, el de gestión del personal).

Para cada proceso es conveniente establecer un flujograma que:

  1. Sea el fruto de un exhaustivo conocimiento de:
    1. Los procesos básicos de cualquier negocio.
    2. El funcionamiento global de todo el sistema y el correcto engranaje de cada uno de sus procesos.
    3. El tipo de negocio concreto que desarrolla una determinada empresa.
    4. Las políticas de empresa, la estrategia a largo plazo y los objetivos empresariales.
  2. Integre adecuadamente cada uno de los elementos de cada proceso, con una visión integradora y con el objetivo final de conseguir un funcionamiento ágil, con una calidad adecuada y con una productividad elevada, siempre en el marco de las políticas, estrategias y, en definitiva, posibilidades de la empresa.

Como es lógico suponer la definición de estos flujogramas es el factor más relevante de todo este planteamiento y una muy importante fuente de ventajas competitivas si es gestionado con seriedad y ambición.

Dejo para la última parte el análisis de la gran importancia de la sistematización de los procesos empresariales y su escaso aprovechamiento por las PYMES.

Emilio Muñoz
Soluciones reales de gestión para la empresa

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